Hay muchos gastos en una empresa, como los relacionados con la compra de material de oficina, alquiler, marketing, de viaje, financieros… Es muy importante hacerse con un programa de facturación que esté a la altura de las circunstancias; un buen ejemplo es el Programa de Facturación Getbillage.
Es un software gratis perfecto para controlar todos esos gastos que se pueden producir en la empresa.
A lo largo de este artículo vamos a ver otros consejos que te permitirán tener un mayor control sobre los mismos.
Consejos para tener un mayor control de los gastos de la empresa
1. Identifica los gastos
Lo primero que debes hacer es un trabajo de investigación para conocer todos los gastos que se están produciendo en la entidad.
Por ejemplo, los más habituales suelen ser aquellos relacionados con el kilometraje y las dietas de los empleados.
También tenemos gastos de mantenimiento y de reparaciones imprevistas, de nóminas, salarios y seguridad social, de transporte y logística, entre un largo etcétera de opciones.
Haz un listado de todos estos gastos. Al conocerlos, te será más fácil controlarlos.
2. Clasificación
El siguiente paso consiste en clasificarlos. Aunque cada empresa puede aportar su propio sistema de clasificación, esta es la forma más cómoda de organizarlos:
- Gastos directos: se asocian con la producción y pueden incluir desde la materia prima, hasta los materiales y los recursos humanos que se utilizan para dar forma a los productos o servicios.
- Gastos indirectos: también se consideran imprescindibles para la producción, aunque no están asociados de forma directa con la misma. Por ejemplo, aquí podríamos incluir gastos de administración, derivados de ventas o comercialización de bienes producidos.
- Gastos fijos: son los primeros que encontraremos en nuestro estudio. Se mantendrán sin cambios por mucho que los factores cambien. Se mantienen igual si la cantidad de clientes es la misma y si el volumen de producción se mantiene igual. Podríamos estar hablando de impuestos, gastos de alquiler, o servicios contratados a empresas externas.
- Gastos variables: se asocian con la producción o con el negocio y cambiarán dependiendo de las variables del negocio. Estos gastos dependen de la actividad y las circunstancias de cada empresa.
3. Digitalización
Cuando tengas identificados los gastos y los hayas clasificado, llega el momento de digitalizar los comprobantes o los tickets (es decir, pasarlos al medio digital).
Es importante usar un programa de facturación específico (como Getbillage) para llevar un mejor registro y poder clasificar cada gasto en el lugar que le corresponda.
4. Adaptación de políticas realistas
En base a las necesidades de la empresa y a la actividad, es fundamental que se defina un presupuesto y un método de control para usar durante todo el año.
Habrá que asegurarse de que el personal siga las políticas para ajustarse al presupuesto.
5. Ten en cuenta lo cambios del sector
Cuando concluya el año es el momento de hacer una revisión de la empresa y hacer las adaptaciones pertinentes ante cualquier cambio.
Puede que tengamos que hacer adaptaciones de cara al próximo año.
Sigue estos consejos y podrás tener un mejor control de los gastos de tu empresa.
