A menos que tengamos la suerte de ser de esos negocios que siempre se mantienen a flote a pesar de la situación económica global, probablemente nos encontremos en un momento en que necesitemos una solución o vuelta de tuerca para poder mejorar nuestros números.
En la situación actual, aumentar la productividad se ha convertido casi en un método de supervivencia para evitar desaparecer. A veces prescindir de personal no es una opción viable y debemos buscar otras maneras para poder sacar el máximo rendimiento a nuestros recursos.
Por eso, a continuación enumeramos algunas de las opciones que creemos pueden ser muy útiles a la hora de intentar producir más gastando menos, que es, al fin y al cabo, el objetivo al que queremos llegar mejorando la productividad.
6 Tips Para Mejorar La Productividad De Tu Empresa
Si queremos mejorar la productividad de nuestra PYME o negocio, debemos estar dispuestos a hacer grandes cambios. A veces debemos remover los cimientos para poder obtener mejores resultados. A veces un pequeño cambio en la estructura puede suponer una gran mejora.
Lo importante es estar abierto a las posibilidades y pensar siempre en el bien de la empresa.
1. Digitaliza los procesos
En pleno 2022, no utilizar toda la tecnología disponible en beneficio de nuestra empresa es estar desaprovechando los recursos que tenemos disponibles.
El futuro de las empresas dependerá de su capacidad de adaptarse a las nuevas tecnologías, y una empresa que no está digitalizada es una empresa que parte con desventaja respecto a sus competidores. Frente a este escenario, debemos querer ser las empresas innovadoras y no las que llegan tarde.
Existen miles de software y herramientas que nos permiten pasar nuestra empresa de lo analógico a lo digital, sin necesidad de hacer un gran desembolso. Dependiendo de la actividad, se podrán digitalizar más o menos procesos.
Sin embargo, existen algunas herramientas que pueden ser utilizadas por casi la totalidad de empresas, sin importar a que se dediquen:
- Gestor de redes sociales: te permite gestionar los tus perfiles de todas tus redes sociales desde un solo lugar. Puedes responder comentarios o mensajes y realizar publicaciones de manera automática.
- API de OCR para extraer texto de imágenes: quizás una de las tecnologías más útiles para digitalizar nuestra empresa. El reconocimiento de imágenes con una API OCR nos permite transformar en texto editable todas las fotos o archivos escaneados.
- Software de comunicación: indispensable para todo grupo de trabajo que quiera o necesite trabajar al unísono. Sin necesidad de estar en la misma habitación ―ni en el mismo continente siquiera― podemos estar en contacto con todos nuestros compañeros.
Estos son solo unos pequeños ejemplos generales de softwares digitales que nos pueden ayudar a digitalizar, automatizar y gestionar nuestra empresa y así aumentar notablemente la productividad. Con una pequeña búsqueda, seguramente encontrarás más que puedan adaptarse a tu situación.
2. Mejora la gestión administrativa
Una empresa productiva es aquella en la que todos los procesos fluyen de manera correcta, sin estancamientos ni obstáculos. A menudo, esto no es posible debido a una gestión administrativa demasiado lenta o manual.
Siguiendo la línea del punto anterior, la mejor solución a este problema es el uso de un software de gestión para pymes. Este tipo de programas se encarga de centralizar todas las gestiones administrativas, desde el almacén, hasta los recursos humanos, pasando por la contabilidad y, obviamente, la facturación.
De este modo, podremos tener todos los departamentos interconectados y con la información disponible a un solo clic de distancia, sin necesidad de pedir documentos ni perder tiempo esperando recibirlos.
Además, estos programas automatizan gran parte de los procesos más tediosos, haciendo que además, ahorremos tiempo y, posiblemente, dinero.
3. Céntrate en la satisfacción del cliente
Gracias, en parte, a las redes sociales y a la internet 3.0, los clientes han pasado de ser un elemento más en la ecuación de las ventas, a ser el elemento clave y central del sistema. De golpe se han encontrado con plataformas que les permite dar su opinión, negativa o positiva, sobre cualquier cosa, incluyendo los negocios y las empresas.
A esta altura debemos ya saber la importancia de internet y como puede ser un arma de doble filo. Una buena reputación en internet nos puede traer grandes beneficios, pero comentarios negativos o clientes insatisfechos pueden hundirnos.
Por eso debemos estar muy pendiente de ellos. Son quienes, en última instancia, sentenciarán positiva o negativamente nuestro futuro. Pequeños gestos como cuidarlos, facilitarles el proceso de compra, escuchar sus comentarios u opiniones, hacerles sentir que realmente nos importan, ofrecer descuentos especiales, pueden marcar la diferencia.
¿Por qué esto puede mejorar nuestra productividad? Buscar la continua satisfacción del cliente nos obligará a esforzarnos más por proporcionar un servicio o producto de calidad, creando así una exigencia que, en última instancia, redundará en una mejora de la productividad.
4. Organiza la tareas y la prioridad
Una correcta organización estructural de la empresa es la clave para una mejor productividad. Sin embargo, no solo debemos quedarnos con la estructura, también es muy importante tener claras las tareas a realizar, el plazo y quienes deben llevarlas a cabo.
Si no tenemos una imágen clara de los procesos y las tareas, perderemos mucho tiempo asignando los roles y los plazos cada vez. El uso de un tablero virtual puede ser una muy buena opción para organizarnos.
Podemos volcar en el tablero todas las tareas, ya sea las periódicas, o aquellas que requieren más tiempo y dedicación o que son más a largo plazo. De esta manera, cada participante o compañero, sabrá en todo momento las tareas pendientes y aquellas en las que debe participar, junto con el plazo y disponiendo de todos los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
También permiten a los gerentes o personas responsables, controlar que todo se esté llevando a cabo según los planes y, si es necesario, acelerar o cambiar la fecha en caso de que alguna tarea requiera más o menos tiempo.
Una vez que ya tienes organizadas las tareas es casi igual de importante saber dar prioridad a las que son más urgentes o importantes. Debemos saber individuar las tareas que, ya sea por plazo o relevancia, deben llevarse a cabo antes para enfocar nuestros esfuerzos en aquellas que realmente lo necesitan.
Mentiríamos si dijéramos que todas las tareas tienen la misma importancia, por eso es importante jerarquizarlas y dejar claro cuales son más importantes y deben realizarse antes o de una manera determinada y cuáles no.
5. Multitasking: ¿amigo o enemigo?
El concepto de multitasking o multitarea es algo que genera más de una controversia. Existen muchos defensores a la par que detractores, en base a los resultados o experiencias propias. Intentaremos abordar las dos corrientes para tener una imágen más global de todo lo que sucede con esta idea.
Una teoría bastante extendida es que para mejorar la productividad y optimizar los recursos disponibles necesitamos que todos los trabajadores sepan hacer de todo a la vez. De esta manera, aprovechamos más los recursos ya que manteniendo el mismo número de trabajadores podemos amoldar el capital humano en base a las necesidades del momento.
Si debido a un pico estacional o puntual de producción necesitamos tener más gente trabajando en producción y menos en gestión, podemos organizar el personal de manera que se dé más apoyo a la producción, o viceversa.
Sin embargo, hay varios estudios que dicen exactamente lo contrario: sólo el 2% de las personas que utilizan la multitarea lo hacen de manera efectiva para su rendimiento. Al querer abarcar muchas tareas a la vez, se termina perdiendo atención y concentración.
Se realizan muchas tareas a la vez, pero no de la manera más óptima y eficiente. Por tanto es mejor que una persona se dedique a la actividad que mejor sabe hacer ya que podrá concentrarse plenamente en ella y llevarla a cabo de una manera más productiva.
Dependerá de cada empresa y de su capital humano la decisión de si es realmente útil el multitasking o no. Una buena opción es hacer pruebas y, en base a los resultados, tomar las decisiones pertinentes.
6. Establece objetivos
Para un buen funcionamiento de nuestra empresa, necesitamos que todos estén motivados. Sin motivación se corre el riesgo de caer en la monotonía que, como bien sabemos, es una gran enemiga de la productividad.
La mejor manera de mantener la motivación activa, es a través de objetivos. No hablamos exclusivamente de objetivos individuales, sino colectivos o de la empresa. Pueden ser a corto o largo plazo, pero lo importante es que nos sirva como lugar al que apuntar y hacia dónde mirar cuando realizamos nuestras tareas diarias.
El cumplimiento del objetivo puede venir acompañado por una recompensa o a veces la propia realización del objetivo puede ser, por sí sola, la recompensa que necesitamos. Lo importante es tener un fin o una meta a la que apuntar con nuestro esfuerzo y dedicación diaria y, de esta manera, no bajar nuestros índices de productividad.
